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日本の常識はアメリカの非常識 : 物流編

ー CV スタッフのコラム ー 
      By 清水 保彦 (CV プランニングディレクター)

  【日本の常識はアメリカの非常識 :物流編】

展示会に出展する場合、さまざまな物を会場に届けなければなりません。
しかしアメリカの展示会には、国内と同じ送り方ではできませんよというお話です。

国内だと、ブースに直接送れます 
幕張メッセでもインテックス大阪でも、
ブース施工用の資材や出展製品、パンフレット、ノベルティなどは
直接会場に搬入できます。
ブース施工用資材は、施工会社が仕立てたトラックで搬入口に届き、
スタッフ総出でブースに搬入。
出展製品やパンフレットも、同様に搬入口から運びこまれます。
小さな荷物なら、宅急便のお兄さんがブースまで
届けてくれることもあります。

アメリカの展示会では、
どんな物もブースに直接届くことはありません

アメリカの展示会では、
どんな物であろうとブースに直接届くことはありません。
荷物は、まずアドバンズド・ウェアハウス
図の①という指定の倉庫に届けることを求められます。
ブース施工用資材は、たいていこの倉庫に入ります。
手で持てない大きな出展製品も、規定の方法を守れば、
この倉庫に入れた方が確実にブースに届きます。 
※「規定の方法」については後述
この倉庫には
「何日の何時から、何日の何時までに搬入」
というルールが決まっていて、
それ以外の搬入を受け付けません。
(ダイレクト・ムーブイン 図の③
という非常手段はありますが、
厳しい時間指定に合わせない限り、
かなりの別料金が発生するのでお薦めしません)

倉庫からブースまでは「運び賃」がかかります
この運び賃をマテリアル・ハンドリング 図の② と呼びますが、
施工用の資材だろうが出展製品だろうが、
すべての物はその重さに比例した運び賃が必要になります。
金額は、運ぶ前に会場側業者から
インボイス(明細の書かれた請求書)が来ます。
さらに、このお金はクレジットでの前払いが求められます。
(日本のような請求書が送られてくるわけでは
ありませんし、翌月払いもできません)
「これが届かないと、出展できなくなって困るよね」
「とりあえず運びましょうか」
といった配慮はまったくなく、
前払いが完了しなければ、
会場側業者は一切荷物を運びません。
そしてこの運び賃は、会期終了後の撤去の時も必要になります。
現地に行かれる方は、
会社のクレジットカード(海外で使用可能なもの)
をお忘れなきよう。

倉庫に搬入しても、ブースに届かない場合もあります 

CESの場合、出展者数は4,400社、
出展製品は20,000点を越えています。
そのすべてのブース資材と必要なツールが、
このアドバンズド・ウェアハウスに集められるわけです。
これをそれぞれのブースに確実に届けるために、
CESでは建物やフロアごとに搬入日を決め、
システマチックにブースに荷物を届けていきます。
ここで、前述の「規定の方法」が必要になります。
それは、荷物がどんな積み方をされても
運び出す人から見える位置に、
ブース番号入りの指定書式の紙を貼るという規定。
この紙を貼っていない、もしくは見えない荷物は、
最後の最後まで倉庫に置きっぱなしです。
実際にこのルールを担当者が知らず、
メインの展示製品が会期前日の夜中まで届かず、
機械の調整ができないまま開場時間を迎えた日本企業もありました。

確実なのはハンドキャリーですが…

ご自分が宿泊するホテルに荷物を送り、
ご自分で会場に持ち込むという方法 図の④ は確実な搬入方法です。
でも、当然ご自分で運べないような大きく重い荷物は無理でしょうし、
運べる物でも
必ず入り口のセキュリティをパスしなければなりません。
大丈夫なのは展示台の上に乗る程度の大きさの物か、
カタログの入ったダンボール箱程度でしょう。

「当たり前」は、疑ってみてください
ここまで書いた
アメリカ展示会の規定(レギュレーション)は、
展示会ごとに詳細が異なります。
SXSWで通用したことがCESでは通用しない。
また、その逆もあるはずです。
確かなことは、
「当たり前だから大丈夫」は
ぜんぜん大丈夫じゃないということ。
アメリカの展示会に詳しいところに
相談しながら、ご自分の当たり前を疑ってみてください。

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